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Argos Connector 10.1 ist zertifiziert für SAP NetWeaver

Hosting-Lösung bringt BEWAG schnellen Erfolg

Die Hosting-Variante von Argos eröffnet mit geringem Aufwand den Zugang in die Welt des mobilen Workforce Managements. Sie ist interessant für Unternehmen, die ein solches System bei minimalem Aufwand an IT-Administration nutzen wollen. Oder die den schnellen Einstieg in die softwaregestützte Auftragsbearbeitung suchen – wie die österreichische BEWAG.

Argos
Architektur der von der BEWAG genutzten Hosting-Lösung: Zugunsten einer Projektumsetzung in kürzester Zeit wurde auf die Anbindung des SAP-Systems verzichtet.



Weg vom Papier hin zur Systemlösung

Die österreichische BEWAG Netz GmbH ist für die Stromversorgung im Burgenland verantwortlich. Rund 100 Außendienstmitarbeiter kümmern sich in fünf Bezirksstellen um den einwandfreien Betrieb des Netzes und der Messanlagen. Bis Anfang 2010 begleiteten Auftragspapiere die Monteure bei ihrem Dienst. In diesen Papieren wurden auch die Ergebnisse ihrer Arbeit dokumentiert. Dann erfolgte innerhalb kürzester Zeit der Umstieg auf ein System für mobiles Workforce Management. „Unser Ziel war ein schnelles Ende der ‚Zettelwirtschaft‘ – bei der Disposition und bei der Arbeit an den Einsatzorten“, berichtet Rainer Schlögl, Leiter der Zentralen Einsatzstelle Netzbetrieb und -errichtung bei der BEWAG Netz GmbH. „Deshalb wollten wir eine Lösung, mit der unsere Außendienstmitarbeiter und Disponenten kurzfristig in die Arbeit mit einem Workforce-Management-System einsteigen konnten.“ Die Wahl fiel auf die Hosting-Variante des B+K-Systems für die mobile Auftragsbearbeitung.

Von vorhandenen Standards profitieren
Zum einen waren Rainer Schlögl und seine Kollegen von den Funktionalitäten des Standard-Systems Argos überzeugt, denn es hat sich bereits bei diversen Netz- und Messstellenbetreibern in den Prozessen bewährt, die auch im Projekt der BEWAG Netz GmbH auf der Tagesordnung standen, zum Beispiel Turnuswechsel, Messgeräte-Einbau und mobiles Inkasso sowie die Inspektion an Leitungen und Trafostationen, Trassenfreihaltung und Entstörung. Zeitaufwändige Entwicklungsarbeiten waren also nicht erforderlich. Darüber hinaus verbuchte Argos noch einen großen Vorteil: Die B+K-Lösung wird nicht nur direkt bei den Kunden auf deren Hardware installiert. Es gibt auch eine Hosting-Variante, bei der das System auf einer von B+K betriebenen Serverfarm läuft. Für die BEWAG Netz GmbH bedeutete die Hosting-Option einen weiteren Zeitgewinn, denn aufwändige Infrastruktur-Maßnahmen im eigenen Haus entfielen.

Systemeinführung in drei Monaten
Bei der Terminal-Server-Architektur der Argos-Hosting-Lösung erfolgt der Zugriff auf das System sicher über VPN (Virtual Private Network). Das Arbeiten an den „Terminals“ im Innendienst und an den Mobilcomputern im Außendienst unterscheidet sich dabei nicht von der Inhouse-Installation. Auch die System- und User-Verwaltung geschieht beim Hosting identisch. Die Hosting-Lösung ist mandantenfähig und die auftraggebenden Systeme, wie zum Beispiel SAP IS-U und SAP PM oder andere ERP-Lösungen, lassen sich problemlos anbinden. Zugunsten einer zügigen Projektumsetzung entschied sich die BEWAG Netz GmbH allerdings gegen ein Andocken an ihr SAP-System. „Wichtig war uns, die Kollegen im Außendienst an das Auftragsmanagement mit Mobilcomputer heranzuführen.“ Im April 2010 war es dann soweit: Die ersten mit Hilfe der Münchener Argos-Anlage disponierten Aufträge wurden von Außendienstmitarbeitern der BEWAG Netz GmbH bearbeitet.

Arbeitsvorbereitung und Controlling
Für die Arbeit mit Argos hat die BEWAG Netz GmbH im Innendienst eine Rollentrennung zwischen Arbeitsvorbereitung und Disposition vorgenommen. Hauptaufgabe der Arbeitsvorbereitung ist, die Aufträge für die mobilen Arbeiten im eigenen Bezirk zu erstellen. Dies geschieht manuell auf der Basis von Formularvorlagen. Dazu gibt es Eingabehilfen: Über Auswahllisten, die in Argos hinterlegt sind, bestimmen die Sachbearbeiter zum Beispiel Ort, Stationsnamen, den gewünschten Bearbeiter und die erforderliche Qualifikation für die Ausführung der Arbeiten im Auftragsformular. Somit ist die Neuanlage eines Auftrags mit wenigen Mausklicks und Eingaben erledigt. Noch einfacher ist es, einen Auftrag für sich wiederholende Tätigkeiten zu erstellen. Hierfür wird ein alter Auftrag kopiert und neu terminiert. Zu den Aufgaben der „Auftragsersteller“ gehört es auch, die von den Außendienstmitarbeitern zurückgemeldeten Arbeitsergebnisse nachzubearbeiten und bei Bedarf Bemerkungen und Kostenstellen einzutragen. Sie schließen die Aufträge in Argos endgültig ab.

Disposition gewohnt komfortabel
Der Disponent sieht die Aufträge sämtlicher Bezirke, kann daher eine optimale Zuweisung in der Mitarbeitereinsatzplanung vornehmen und auf Abweichungen des Dienstplans – etwa wegen Krankheit – einfach reagieren. Unterstützt wird er dabei auch in der Hosting-Variante von dem übersichtlichen GANTT-Diagramm der Plantafel. Umfangreiche Arbeiten, die sich über mehr als einen Tag erstrecken, kann der Disponent in mehrere Aufträge splitten. Die so erstellten Arbeitspakete werden den Außendienstmitarbeitern in ihr persönliches Postfach gelegt, aus dem sie über GPRS auf den Mobilcomputer geladen werden. Auftragsformulare enthalten alle wichtigen Informationen zu den Arbeiten vor Ort. Und sie ermöglichen es den Monteuren, die angefallene Arbeitszeit, den Auftragsstatus und Bemerkungen zur Arbeit an Messgeräten und Anlagen zu dokumentieren und per Funk zurückzumelden. Zusätzlich erzeugen die Außendienstmitarbeiter per Knopfdruck jeden Tag ein Zeiterfassungsformular, in dem sie ihre Tagesarbeitszeit für die Verbuchung im Innendienst melden.

Systemausbau nach schnellem Einstieg
Mit der gewählten Hosting-Lösung machte die BEWAG Netz GmbH einen Riesenschritt Richtung Zukunft. „Mittlerweile haben wir ein Jahr Erfahrung mit Argos und die Kollegen in den Service-Teams haben sich an die Handhabung der Mobilcomputer – in unserem Falle HTC-Smartphones – gewöhnt“, sagt Rainer Schlögl, der die hohe Verfügbarkeit der Hosting-Lösung hervorhebt: Weder die Argos-Datenbank noch der Fernzugriff haben bisher Probleme bereitet. Nun möchte die BEWAG Netz GmbH ihr Workforce Management weiter ausbauen und verfeinern. Neben der Anbindung an SAP und dem Ausbau der Formulare für eine bequeme Fachdatenerfassung vor Ort – auch hier wurde im ersten Schritt mit einer einfachen Lösung Umsetzungszeit eingespart – plant das Unternehmen den Umstieg auf eine hausinterne Installation. Die Serveranlagen hierfür sind bereits im Aufbau.