Termine werden in Argos und in Outlook gemacht. Der automatisierte Datenaustausch zwischen beiden Systemen bringt wertvolle Synergieeffekte.
Die Outlook-Kalender der Außendienstmitarbeiter enthalten eine ganze Reihe von Informationen, die auch die Argos Plantafel benötigt, um präzise disponieren zu können. Termine für Schulungen gehören dazu, Bereitschaftszeiten, Urlaubstermine und auch Terminabsprachen vor Ort mit den Kunden, zum Beispiel beim Sperrkassieren. Und umgekehrt. Erst wenn die Außendienstmitarbeiter ihre Aufträge im Kalender sehen, haben sie ein ganzes Bild. Den Terminaustausch zwischen den beiden Systemen organisiert das neue Argos Modul Arbeitsorganisation mit MS Outlook – vollautomatisiert und flexibel, nach vorab definierten Regeln.
Von Outlook zu Argos
Die automatisierte Übernahme von Terminen in die Plantafel spart den Disponenten viel Zeit. Urlaubskalender müssen nicht länger händisch übertragen werden. Aufwändige Terminabsprachen mit den Kollegen im Außendienst entfallen. Nachfolgetermine mit den Kunden werden frühzeitig reserviert.
Sonderzeiten und Aufträge im GANTT-Diagramm der Argos Plantafel. Termine lassen sich mit ihren individuellen Kategorien aus Outlook übernehmen und filtern – hier als blaue und braune Felder dargestellt.
Die Outlook Termine werden in der Plantafel als Sonderzeiten markiert. Der Sonderzeittyp ergibt sich aus der Kategorisierung des Termins in Outlook. Die Termine werden aktuell gehalten über zyklische Abgleiche, die neue Termine hinzufügen und in Outlook entfernte Termine auch in der Plantafel löschen.
Von Argos zu Outlook
Sind die Argos Aufträge zur Bearbeitung mit der App freigegeben, werden sie automatisiert nach Outlook exportiert. Die Anzeige von Auftragsinformationen im Outlook Kalender der Außendienstmitarbeiter ist variabel und wird im Argos Customizing konfiguriert.
Automatisiert aus Argos übernommener Termin in Outlook
Eine Frage der Rechte
Datenschutzrechte müssen in jedem Fall gewahrt bleiben. Deshalb darf das neue Modul nur in Rücksprache mit den einzelnen Außendienstmitarbeitern und gegebenenfalls mit dem Betriebsrat eingesetzt werden. Dabei muss dann auch transparent definiert werden, welche Informationen zwischen den Systemen ausgetauscht werden.
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